LA DOMANDA

Perché introdurre il controllo di gestione nella vostra azienda? proviamo a rispondere…

LE RISPOSTE

Una prima risposta sta nelle attuali modalità di determinazione dei preventivi, dei costi, dei prezzi di vendita: non si va al di là delle stime che il mercato suggerisce. Eppure il rischio di “non trovarsi con i conti” è facile, soprattutto di questi tempi, e la possibilità di determinare preventivamente il proprio margine di guadagno è oggi sempre più difficile. A ciò si aggiunga la modalità odierna di misura della produttività del personale: è abbastanza ovvio come questo parametro sia attualmente subìto piuttosto che gestito dall’impresa.

Avere quindi una modalità standardizzata, metodica di programmazione della propria attività consente di rendere più razionali e chiari quei pochi calcoli che si buttano giù per stabilire a che prezzo vendere.

Una seconda risposta è data dal seguente interrogativo: e se in corso d’opera cambiano i tempi di realizzazione e, di conseguenza, i costi? Rifare in quattro e quattr’otto i conti è poco utile, perché ormai alcuni eventi sono già accaduti e, quindi, non più gestibili; allora un sistema di programmazione e controllo di gestione può venire incontro facendo capire quale sarà il risultato economico al variare di determinate condizioni. E, si sa, conoscere in anticipo significa soprattutto avvantaggiarsi in caso di repentini mutamenti delle condizioni di mercato, sia sul fronte dei fornitori che dei clienti.

Ma c’è anche una terza risposta. Il sistema di controllo non serve solo per capire in anticipo lo svolgersi della propria gestione economica ed i possibili problemi; tale sistema serve anche (magari soprattutto) a capire preventivamente le necessità finanziarie dell’azienda e, perciò, a consentire alla medesima di concordare con le banche le migliori condizioni. E, si sa, negoziare in ritardo, quando la situazione finanziaria è già compromessa, conduce a risultati sicuramente negativi.

Quarta risposta. Nel settore dell’edilizia ogni commessa, ogni progetto presenta elementi nuovi e diversi rispetto ai precedenti, sia dal punto di vista tecnico che gestionale. Se il tecnico risolve il primo tipo di problemi chi risolve i secondi? Non è attività del ragioniere né dell’imprenditore, il quale deve poter valutare le diverse alternative preparate da altri, che risolvono le carenze di competenza specifica. Manca una professionalità idonea, e manca diffusamente nelle imprese meridionali, quella stessa che ha consentito alle imprese modernamente organizzate di sopravvivere nei momenti di crisi e di migliorare la redditività in fase di crescita. Questa figura professionale individuata con il termine “controller” rappresenta il consulente gestionale e finanziario dell’impresa, colui il quale valuta il risultato in termini economici e di liquidità delle scelte operative dei tecnici e dell’imprenditore.

Quinta risposta. Avete mai valutato il costo degli operai e degli impianti fermi? Quanto costa una giornata di inattività del cantiere? I conti del “ragioniere” sono semplici per un problema tutt’altro che semplice, quindi, probabilmente, sono anche errati perché non supportati da un’analisi dei costi idonea per consentire certe considerazioni!

Sesta risposta. Non solo mancano nella vostra azienda professionalità specifiche, ma spesso ci si rivolge alla contabilità generale per avere quelle risposte che servono a prendere le decisioni. Indipendentemente dalle modalità di tenuta, all’interno della propria struttura o presso terzi consulenti, nessuno può dedurre dalla contabilità tutte le informazioni necessarie alla gestione; anzi, per fornire le risposte sui temi accennati precedentemente la contabilità generale è perfettamente inutile o, peggio, fuorviante!

MA QUANTO COSTA INTRODURRE UN SISTEMA DI CONTROLLO IN AZIENDA? E COSA CI RICAVA L’IMPRESA?

Distinguiamo i costi in due tipi: le spese una-tantum, rappresentate dallo studio della organizzazione interna della specifica impresa e dall’impianto della procedura per la rilevazione e l’analisi delle informazioni, con conseguente formazione del personale; le spese correnti, sostanzialmente individuate nei tempi-uomo dedicati a tale attività.

Lo sviluppo su larga scala di un sistema di programmazione e controllo per imprese del medesimo settore abbasserebbe notevolmente i costi come pure, stante la novità, l’adozione di procedure solo parzialmente informatizzate, magari per l’elaborazione dei dati (con l’utilizzo di data-base o di fogli elettronici) e non per la loro rilevazione.

Per quanto concerne i ricavi, questi si misurano sia sul breve che sul medio termine. Per il primo punto i risparmi di costo dovuti alla più puntuale misurazione della produttività dei lavoratori, per quanto anche detto in precedenza, sono evidenti; tale attività potrebbe portare a differenti forme di incentivazione economica che rendano più agevole il confronto tra costi del personale e risultati attesi.

Ancora sul fronte dei ricavi, essendo il mercato a stabilire i prezzi, si può agire sul fronte delle forniture aggiuntive o fuori capitolato, la cui valutazione è spesso approssimantiva riducendosi alla copertura dei costi supplementari più un margine di guadagno. La determinazione dei prezzi di servizi aggiuntivi potrebbe garantire, se razionalmente impostata, redditività migliori delle attuali.

Relativamente al medio termine basta immaginare come tale nuova attività condizionerebbe in meglio tutta la struttura aziendale, che sarà più predisposta a programmare l’attività non solo dal punto di vista tecnico, ma anche pensando ai riflessi economico-finanziari di ogni singola scelta sulla redditività complessiva aziendale.

E in tempi di crisi? Il sistema di controllo consentirà di effettuare quei tagli alle spese necessari, confortati da analisi sicuramente più razionali rispetto alle modalità adottate oggi.

COME SI SVOLGE QUESTA NUOVA ATTIVITÀ? QUALI DIFFICOLTÀ COMPORTA?

Essendo un’attività che coinvolge tutta l’azienda presenta sicuramente all’inizio la sua fase più delicata.

Lo studio dell’organizzazione e delle sue modalità di lavoro è effettuato nella prima fase da un consulente esterno, mancando all’interno una professionalità specifica; la partecipazione di un estraneo dovrà quindi essere sostenuta dal convincimento dell’imprenditore in prima persona, altrimenti sarà visto solo d’intralcio al lavoro quotidiano. Questa fase può durare alcune settimane, quasi tutte trascorse all’interno dell’impresa.

Una seconda fase prevede le modalità di raccolta delle informazioni e lo sviluppo dei loro flussi verso elaborazioni utili per l’imprenditore ed i suoi collaboratori. A seconda del grado di utilizzo di sistemi informatici (che, abbiamo visto, può anche essere parziale), i tempi di lavoro sono di qualche mese, prevalentemente presso lo studio di consulenza, coinvolgendo quindi molto poco la normale attività d’impresa.

La terza fase è molto delicata: si tratta di integrare i metodi di programmazione e di consuntivazione già in uso per raggiungere quei fini gestionali sopra accennati. E’ una fase di collaudo e di formazione per il personale coinvolto, che vedrà spesso il consulente presso la ditta per un periodo di diversi mesi. Si tratta anche di simulare sull’esercizio in corso le nuove modalità di gestione per giungere alla possibilità di preventivare l’attività dell’esercizio successivo con sufficiente attendibilità.

Queste tre fasi possono complessivamente durare sino ad un anno (dipende dalla complessità e dalle dimensioni aziendali); segue successivamente un rapporto di consulenza continuativo dovuto ai miglioramenti richiesti dall’imprenditore ed alla “manutenzione” del sistema esistente, nonché pensato per la formazione di personale interno che possa successivamente procedere autonomamente nella gestione del sistema di programmazione e controllo di gestione.

CONCLUSIONI

Nella pratica, secondo un normale regime, per introdurre efficacemente il controllo di gestione nella vostra azienda si potrà procedere secondo due linee: la prima prevede in autunno la redazione di un budget annuale per l’anno successivo, budget che sarà oggetto di confronto con i consuntivi periodici. La seconda, che può anche coesistere con la prima, deve consentire all’azienda di preventivare tempi, costi e ricavi di una commessa o di un progetto e di poterlo seguire nei suoi risultati pluriennali.

 

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